Excel versus crm: een ongelijke strijd

Werk jij nog met Excel voor je klantenlijsten, facturatie en artikellijsten?

 

Excel lijkt op het eerste gezicht geschikt om je klantenrelaties mee te managen en je facturatie mee te doen. Maar als je bedrijf groeit, heb je al snel een schaalbare tool nodig. 

Ken je de uitdrukking: 'What got you here, won't get you there'? Marshall Goldsmith schreef er een boek over: Hoe succesvolle mensen nog succesvoller worden? Je bent nu misschien succesvol met Excel, je zal er zelfs wat geld op bespaard hebben...

Geld dat je direct weer verliest door inefficiënt te werk te gaan. Al is een Excel-spreadsheet handig, het wordt te vaak gebruikt voor klantenmanagement, facturatie en artikellijsten. Zelf 's werelds beste spreadsheet komt tekort op deze gebieden - in vergelijking met gespecialiseerde CRM-software. Zodra je bedrijf begint te groeien, zal je een meer schaalbare tool nodig hebben.

De nadelen van Excel

Eens in de zoveel tijd wordt er weer naar Excel gerefereerd als 's werelds slechtste CRM-tool. Het is er simpelweg niet voor gemaakt. Je kunt klantinformatie of contactgegevens gemakkelijk in Excel zetten, maar heel veel meer kun je niet. Wie zijn je klanten? Wat weet je over hen? Hoe belangrijk is deze klant? Deze informatie zou je in staat stellen om beter te reageren op de behoeften van je klanten en betere verkoopresultaten te behalen. 

Eerlijk is eerlijk, Excel heeft ook voordelen:

  • Het is gemakkelijk in gebruik

  • De meeste mensen kunnen er mee werken

  • Alle data zit in één spreadsheet

Het is geen toeval dat Excel nog altijd het stokpaardje van het Microsoft Officepakket is. Toch duurt het niet lang voordat je tegen de beperkingen van het programma aanloopt.

handmatig invoeren van data    

Excel kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden, maar je moet alles handmatig doen. Alle gegevens de je in Excel wil opslaan, moeten daar door jou of je collega's ingezet worden. Alleen al het invoeren en updaten van klantinformatie wordt zo een tijdrovende klus en bovendien moet je rekening houden met menselijke fouten. 

Zonde van de tijd    

Je contacten beheren in Excel is niet het enige wat tijd kost. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wilt visualiseren, zal je aan de slag moeten: de juiste data selecteren, rijen en kolommen creëren, een grafiek tekenen en een format selecteren,... . Als je facturen in Excel maakt, weet je al dat je dit met de hand moet doen? Handmatige klusjes gaan eerder fout dan met een geautomatiseerd proces.

Geen real-time samenwerking    

De mogelijkheid om samen te werken in Excel is ook redelijk beperkt. Je kunt Excel-bestanden met elkaar delen, maar real-time samenwerking? Onmogelijk: Excel biedt niet de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken in hetzelfde Excel-rekenblad. Je hebt dan ook nog het onhandige Microsoft Excel online of erger nog, Google Sheets. Met andere woorden; als je snel en efficiënt moet werken, dan zal je met deze tools je beurt moeten afwachten of een kopie maken, bewerken en achteraf het bestand terug samenvoegen. Uiteraard kan dat allemaal, maar snel en efficiënt kan je dat niet noemen.

beperkte schaalbaarheid

Als je bedrijf groeit en klantenrelaties zich ontwikkelen, is een Excel al snel niet meer voldoende. Excel zegt je niets over mogelijke upsell-kansen voor een bepaalde klant of wanneer je iemand zou moeten bellen. In deze tijd, waar het draait om klantrelaties, betekent dit dat je enorme kansen misloopt. 

Excel vs crm

Dit is een lijst van potentiële nadelen van Excel en hoe online CRM deze kan verhelpen.

Excel

  • Tijdverlies door zoektocht naar juiste bestand met de juiste data.
  • Onmogelijk om bijlagen te bewaren bij en specifiek contract.
  • Data of bestanden kunnen verloren gaan.
  • Gebruikers kunnen een Excel niet samen openen.
  • Het is onmogelijk om de relatie tussen gegevens te beheren of te analyseren.
  • Geen duidelijke workflow.
  • Cijfers invoeren en formules maken is moeilijk en tijdrovend.
  • Het gevaar dat een formule wordt aangetast door jou of een collega.

CRm

  • De juiste data ligt op ieder moment, waar je ook bent, voor je klaar.
  • Documenten kunnen automatisch gelinkt worde aan de contactpersoon.
  • Data en bestanden worden in de cloud bewaard = sneller en veiliger
  • Alle afdelingen van je bedrijf kunnen nauw samenwerken en bijhouden wie wat doet.
  • Data wordt automatisch met elkaar gelinkt.
  • Heldere stand van zaken voor iedere deal en/of project.
  • Gemakkelijk overzicht op je bedrijfsactiviteiten dankzij automatische statistieken. 

Extra voordelen van CRM

Persoonlijke communicatie

Een CRM-tool dienst als een centrale klantendatabase en is de ideale bron voor communicatie -en marketing-gerelateerde doeleinden. Bovendien maakt CRM het mogelijk om alle interacties tussen jouw bedrijf en jullie klanten bij te houden in één database. Je kunt als organisatie data verzamelen per klant en daarmee beter ingaan op hun individuele behoeften. Je kunt daarmee een meer persoonlijke benadering creëren op basis van de wensen van die specifieke klant. 

Real-time toegang tot data

CRM stelt je in staat om je leads efficiënter te beheren en sales snel, simpel en kosteneffectief bij te houden. Op ieder moment, waar je ook bent, heb je toegang tot de juiste data en kun je weloverwogen, strategische bedrijfsbeslissingen maken. En ja, je Excel-bestanden kunnen geïmporteerd worden. 

Waarom zou je CRM-software kiezen?

Wil je echt iets blijven doen omdat je dat nou eenmaal altijd zo hebt gedaan in het verleden? Verandering is nooit gemakkelijk, maar het is de sleutel tot groei en succes. Het kiezen van een CRM-pakket kan een grote stap vooruit zijn in dat groeiproces.

CRM-software geeft je waardevol inzicht in de wensen en voorkeuren van je klanten want je hebt alle informatie altijd bij in dezelfde database. Hierdoor kan jij je focussen op klanttevredenheid en efficiënter samenwerken, veelvoorkomende problemen bijhouden en analyses uitvoeren. Een CRM-tool automatiseert bovendien je administratieve taken, waardoor je team kostbare tijd bespaart. Tijd die ze weer kunnen gebruiken voor belangrijk en winstgevende taken. 



Delen

Focus op wat er echt toe doet. 

Teamleader zorgt voor een eenvoudige en digitale administratie. Zo win jij tijd om je te focussen op het succes van je onderneming.